Als Unternehmer, Freiberufler oder Gewerbetreibender müssen Sie den rechtliche Anforderungen zur Email-Archivierung nachkommen und gleichzeitig nicht archivierungspflichtige Emails von der Archivierung auszuschließen. Das ist nicht immer sehr einfach umzusetzen und wird häufig mit externen Anbietern oder Tools umgesetzt.
- Vollständige Archivierung von Emails und ihren Anhängen im unveränderten Originalzustand
- Emails müssen maschinell auslesbar sein
- Sichere und manipulationssichere Archivierung
- Beschränkter und kontrollierter Zugriff auf das Archiv
- Einhaltung der Datenschutzbestimmungen (DSGVO)
Hier ist eine Übersicht zu verschiedenen Anbietern zur Email-Archivierung.
Email-Archivierung direkt vom Internetdienstanbieter
1&1 IONOS SE
STRATO AG
Tools und Software zur Email-Archivierung
ecoDMS GmbH
- Automatische Email-Archivierung
- DSGVO-/GoBD-konform
- Für alle gängigen Mailserver
- Web Client für PC, Handy, Tablet
- Lizenz für einen Benutzer ist an einen Rechner/PC gebunden (Umzug auf anderen PC ist nach Deaktivierung des alten PCs möglich)
- Preis: einmalig 59,00 EUR für einen Benutzer + Kosten für Update-Service nach 2 Jahren, wenn neue Versionen gewünscht werden
- Server oder PC notwendig, der regelmäßig läuft
- Hersteller bietet auch ein Tool zur Dokumenten-Archivierung an
- https://www.ecodms.de/
Andere günstige Alternative zur Email-Archivierung?
- Monatlich oder quartalsweise sämtliche Daten manuell Herunterladen und auf CD/DVD/bluray brennen (damit diese Datenträger nicht nachträglich verändert werden können)
- Daten verschlüsselt auf den Datenträger brennen, z.B. als ZIP mit Passwort
- Offen, ob rechtskonform und vom Finanzamt bzw. Prüfer akzeptiert
Hast du weitere Tipps zur Email-Archivierung oder kennst einen interessanten Anbieter oder ein tolles Tool, das hier in der Sammlung noch fehlt? Schreibe doch einen Kommentar.
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